La gestion des heures avec Microsoft Excel ne sera plus un secret après avoir lu cet article.
Généralités
Lorsque vous saisissez une heure dans Excel (par exemple 8:00), votre cellule se formate automatiquement :
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Derrière cela il y a un double mécanisme automatique : Excel écrit l’équivalent de 8h sur une journée de 24h (soit 8/24), puis applique un format de cellule de type « hh:mm » :

On s’aperçoit bien que la valeur de la cellule D2 (08:00) est bien égale à 8/24 soit 0,3333333.
Calculs sur les heures
Prenons un exemple simple : Nous souhaitons calculer les heures effectuées au cours d’une semaine. Pour cela, pour chaque jour de la semaine, nous allons saisir :
- L’heure d’arrivée
- L’heure de départ
- Le temps de pause
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L’objectif est donc de pouvoir calculer le temps de travail par jour (en heures et en valeur décimale). Il s’agit d’une simple soustraction : « Heure de sortie » – « Heure d’entrée » – « Temps de pause ».
Pour transformer les heures en valeurs numériques, il suffit de multiplier les heures par 24 (le nombre d’heures dans une journée) :
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Format de cellule
Si on souhaite faire la somme des heures réalisées, on s’aperçoit que le résultat est de 11h00…
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En fait, la somme nous donne 1,458333 en valeur numérique. Donc, il s’agit de 1,45833 journées ; soit 35 heures (24 + 11 heures). En réalité, Excel « omet » l’entier de 1,45833 et n’affiche que les 11 heures restantes.
Pour pallier à cela, il faut donc modifier le format de la cellule en « [h]:mm » pour que la cellule affiche 35:00.
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Calculs d’heures sur plusieurs jours
Si dans notre exemple la personne commence à travailler à 23h30 et termine à 6h45 le lendemain, on obtient une cellule avec « ############## » :
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En effet, on a fait 6h45 – 23h30 – 01h00, soit 0,28125 jour – 0,9791667 jour – 0,041667 jour = -0,7395833.
Or, Excel ne peut afficher des heures en négatif… Il faut donc modifier la formule de calcul pour prendre en compte ce cas de figure. Il suffit d’ajouter la valeur 1 (correspondant à une journée) si l’heure d’entrée est supérieure à l’heure de sortie.
On obtient donc la formule :
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Afficher des heures en négatif
Admettons que nous souhaitions calculer l’écart d’heures effectuées par rapport aux temps théorique en affichant les caractères « + » et « – » :
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Il faut effectuer 3 calculs distincts :
- Est-ce que les heures réalisées sont égales aux heures théoriques ?
- Est-ce que les heures réalisées sont supérieures aux heures théoriques ?
- Est-ce que les heures réalisées sont inférieures aux heures théoriques ?
On obtient :
=SI(B3=$C$2; »0:00″;SI(B3-$C$2>0; »+ »&TEXTE(B3-$C$2; »hh:mm »); »-« &TEXTE($C$2-B3; »hh:mm »)))
Ici, nous utilisons la fonction TEXTE car en ajoutant les signes « + » et « – », le résultat du calcul est un texte. Il faut donc formater le résultat directement dans la formule.
A cela on ajoute 2 mises en forme conditionnelles pour que le texte change de couleur :
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Conclusion
Une fois que l’on a compris comment fonctionne les heures sous Excel, il est plutôt simple de réaliser des calculs !
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